W większości firm na skrzynkę mailową docierają faktury w formie elektronicznej, które często są następnie drukowane lub przekazywane do działów księgowości wewnętrznej lub zewnętrznej. Ręczne pobieranie załączników, a następnie drukowanie lub przesyłanie ich, jest zbędnym spowolnieniem dla pracowników. Bardzo szybkim i prostym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tego procesu za pomocą serwisu Make.com.
Stworzony w serwisie scenariusz wyszukuje w skrzynce poczty elektronicznej wiadomości zawierające określone słowa kluczowe, np. Faktura, VAT oraz załącznik. Następnie każdy z załączników jest automatycznie zapisywany w odpowiednim folderze w Google Drive, Dropboxie lub na serwerze FTP w folderze, np. MIESIAC/ROK > Maj/2020.
Zebrane dokumenty możemy dalej automatycznie przetwarzać. Przykładowo osobny scenariusz wysyła raz w miesiącu wiadomość mailową do działu księgowości, informującą, że pod określonym adresem dostępne są wszystkie zebrane w danym okresie faktury.
Dzięki temu comiesięczna czynność zbierania i przygotowywania dokumentów dla księgowości wykonuje się w pełni automatycznie.
