Niemal w każdej firmie bez względu na rozmiar na koniec miesiąca wypełniamy różnego rodzaju tabele, zestawienia lub raporty, na podstawie których wyliczane są wynagrodzenia, prowizje, premie czy inne rozliczenia. Takie operacje zwykle zajmują dużo czasu i opierają się na żmudnej, administracyjnej pracy. Tworzenie zestawień na koniec miesiąca może być przyjemniejsze i o wiele szybsze, jesli część procesów zostanie zautymatyzowana. Poniżej przedstawimy dosyć prosty przykład, w którym pracownicy na koniec miesiąca weryfikują, które zlecenia wykonane dla klientów zostały zafakturowane i na tej podstawie wyliczymy ich premię.
Krok 1. Przygotowanie plików
Osoby wykonujące zlecenia otrzymują prowizję 5% od zafakturowanych zleceń. W tym przypadku wykorzystamy Google Spreadsheet (czyli darmowy arkusz kalkulacyjny od Google) oraz plik CSV z fakturami, wyeksportowany z naszego programu do faktur i zapisany na dysku Google Drive.
W tabeli mamy przykładowy raport do prowizji, zawierający numer klienta, datę wykonania operacji oraz kwotę. W ostatnich dwóch kolumnach oprogramowanie oblicza prowizję, jeśli w kolumnie "faktura" pojawi się TAK (YES).
W osobnym pliku CSV mamy dane wyeksportowane z programu do faktur. Mogą one wyglądać następująco:
Plik zawiera datę faktury, numer klienta, kwotę, numer faktury, nazwę firmy oraz operatora, oddzielone przecinkami.
Plik umieszczony jest w folderze na dysku, np. Google Drive, Dropbox lub FTP.
Krok 2. Działanie scenariusza
Automatyzacja co 15 mint sprawdza, czy w odpowiednim folderze na dysku Google pojawił się plik spełniający wymagania. Następnie, wykorzystując dane ze znalezionych plików CSV, uzupełnia arkusz kalkulacyjny i wylicza należną pracownikowi prowizję.
Opisany scenariusz może być dowolnie modyfikowany i dostosowany do potrzeb. Dane dotyczące wystawionych faktur mogą być pobieranie z plików CSV, XML, XLS czy też bezpośrednio z baz danych SQL.
