Wiele firm posiada główną skrzynkę mailową, np. Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., która codziennie jest zalewana wiadomościami e-mail o różnej tematyce. Część z nich to między innymi potwierdzenia wpłaty z banków za zamówione produkty lub zrealizowane usługi. Inne to zapytania, które powinny dotrzeć do skrzynek poszczególnych działów albo do określonych osób. W większości firm za przesyłanie tych wiadomości do właściwych odbiorców odpowiadają prawdziwi ludzie, którzy manualnie przenoszą pocztę do innego folderu czy skrzynki każdego dnia. Ręczne wykonywanie takich operacji jest bardzo czasochłonne. W zależności od ilości wiadomości osoba za to odpowiedzialna może tracić od kilkunastu minut do nawet ponad godziny dziennie na żmudnej i powtarzalnej czynności.
Jednak na tym nie koniec niedogodności. Nierzadko właściwy adresat przekierowanego maila zmuszony jest do ręcznego skopiowania adresu mailowego oryginalnego nadawcy wiadomości. Dzieje się tak, ponieważ przy przekazywaniu maila adres nadawcy zamieniany jest na główny adres firmy (np. Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.), z którego zostala przekierowana wiadomość (o ile przekierowujący nie ustawił adresu "odpowiedz do" na właściwego nadawcę).
Wszystkie te pozornie drobne i mało istotne szczegóły bez potrzeby utrudniają i spowolaniają pracę pracowników. Na szczęście w Merdroid wiemy, jak sobie z tym poradzić.
ROZWIĄZANIE 1: WBUDOWANE NARZĘDZIA GMAIL ORAZ OUTLOOK
GMAIL
Jeśli posiadasz pocztę opartą na Gmailu, możesz wykorzystać do tego wbudowane narzędzie do filtrowania poczty. Wystarczy, że wpiszesz w "lupkę" pożądaną frazę (np. przelew), a następnie wybierzesz opcję Więcej i Utwórz filtr.
Dokładny opis tworzenia filtrów możesz znaleźć tutaj:
Tworzenie reguł filtrowania e-maili - Gmail - Pomoc
W tym przypadku warto też zapoznać się z operatorami Gmail, pozwalającymi na znacznie dokładniejsze wyszukiwanie wiadomości w skrzynce odbiorcze:
Operatory wyszukiwania dostępne w Gmailu - Gmail - Pomoc
Dzięki temu, po otrzymaniu wiadomości zawierającej określone słowa kluczowe mail zostanie przekierowany we właściwe miejsce.
OUTLOOK 365
Jeśli posiadasz pocztę elektroniczną w usłudzę Microsoft Outlook 365, możesz uzyskać automatyczną segregację wiadomości za pomocą tzw. reguł analogicznie jak w przypadku poczty Gmail.
Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł / Inbox rules in Outlook Web App
ROZWIĄZANIE 2: ZAAWANSOWANE PRZYPADKI (POCZTA OPARTA O IMAP) + ZMIANA TREŚCI
Spójrzmy na przypadek, w którym firma nie posiada żadnej z ww. skrzynek mailowych i uzyskuje połączenie poprzez serwer poczty IMAP. Dodatkowo przekierowanie wiadomości wymaga dodatkowych czynności, np. usunięcia lub dodania treści do wiadomości.
Do rozwiązania tego przypadku użyjemy serwisu Make.com (wcześniej Integromat), gdzie możemy stworzyć prosty scenariusz wykonujący pożądane operacje za nas.
Krok 1.
Algorymt wyszukuje w skrzynce mailowej wiadomości zawierające konkretną frazę, aby wyselekcjonować te, w których ma dokonać zmian.
Krok 2.
Scenariusz modyfikuje treść maila, pozostawiając jedynie określone informacje, sprecyzowane przez uzytkownika.
Krok 3.
Na końcu algorytm wysyła wiadomość na skrzynkę właściwego działu (np. działu sprzedaży, jeśli w treści maila pojawiała się przykładowo fraza "SALE")
Wszytsko to dzieje się automatycznie, dzięki czemu maile trafiają od razu w ręce odpowiednich pracowników i zawierają jedynie istotne i pożądane informacje.
